EQS-HV: Semperit AG Holding: Einberufung der 133. ordentlichen Hauptversammlung der Semperit Aktiengesellschaft Holding für Mittwoch, den 27. April 2022 um 10:00 Uhr, MESZ

Semperit Aktiengesellschaft Holding
mit dem Sitz in Wien
FN 112544 g
ISIN: AT0000785555
('Gesellschaft')

Einberufung der 133. ordentlichen Hauptversammlung der
Semperit Aktiengesellschaft Holding
für Mittwoch, den 27. April 2022 um 10:00 Uhr, MESZ

Ort der Hauptversammlung im Sinne von § 106 Z 1 AktG
ist im Novotel Wien Hauptbahnhof
in 1100 Wien, Canettistraße 6.
I. ABHALTUNG ALS VIRTUELLE HAUPTVERSAMMLUNG

1. Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz (COVID-19-GesG) und Gesellschaftsrechtliche COVID-19-Verordnung (COVID-19-GesV)

Der Vorstand hat aufgrund der gegenwärtigen pandemischen Situation und den unklaren Prognosen zu deren Entwicklung in den nächsten Wochen zum Schutz der Aktionäre und der sonstigen Teilnehmer beschlossen, von der gesetzlichen Regelung einer virtuellen Hauptversammlung Gebrauch zu machen.

Die Hauptversammlung der Semperit Aktiengesellschaft Holding am 27. April 2022 wird auf Grundlage von § 1 Abs 2 COVID-19-GesG, BGBl. I Nr. 16/2020 idF BGBl. I Nr. 246/2021 und der COVID-19-GesV (BGBl. II Nr. 140/2020 idF BGBl. II Nr. 609/2021) unter Berücksichtigung der Interessen sowohl der Gesellschaft als auch der Teilnehmer als virtuelle Hauptversammlung durchgeführt.

Dies bedeutet, dass nach dem Beschluss des Vorstands bei der Hauptversammlung der Semperit Aktiengesellschaft Holding am 27. April 2022 Aktionäre und ihre Vertreter (mit Ausnahme der besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV) nicht physisch anwesend sein können.

Die virtuelle Hauptversammlung findet ausschließlich unter physischer Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats, der Mitglieder des Vorstands, des beurkundenden öffentlichen Notars und der vier von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter im Novotel Wien Hauptbahnhof, in 1100 Wien, Canettistraße 6 statt.

Die Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesV führt zu Modifikationen im Ablauf der Hauptversammlung sowie in der Ausübung der Rechte der Aktionäre im Vergleich zu einer Präsenzversammlung

Die Stimmrechtsausübung, das Recht Beschlussanträge zu stellen und das Recht Widerspruch zu erheben erfolgen ausschließlich durch Vollmachtserteilung an einen der von der Gesellschaft vorgeschlagenen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV.

Das Auskunftsrecht kann in der virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Kommunikation ausgeübt werden, und zwar durch Übermittlung von Fragen in Textform ausschließlich per E-Mail direkt an die E-Mail-Adresse Fragen.HV2022@semperitgroup.com der Gesellschaft, sofern die Aktionäre rechtzeitig eine Depotbestätigung im Sinne von § 10a AktG gemäß Punkt IV. übermittelt und einen besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. bevollmächtigt haben.

2. Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Die Hauptversammlung wird gemäß § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV iVm § 102 Abs 4 AktG vollständig akustisch und optisch in Echtzeit im Internet übertragen.

Dies ist datenschutzrechtlich zulässig im Hinblick auf die gesetzliche Grundlage von § 3 Abs 1, 2 und 4 COVID-19-GesV.

Alle Aktionäre der Gesellschaft können an der Hauptversammlung am 27. April 2022 ab ca. 10:00 Uhr, MESZ, unter Verwendung von geeigneten technischen Hilfsmitteln (z.B. Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone sowie Internetanschluss mit ausreichender Bandbreite für das Streaming von Videos) im Internet unter www.semperitgroup.com als virtuelle Hauptversammlung teilnehmen. Eine Anmeldung oder ein Login sind zur Verfolgung der Hauptversammlung nicht erforderlich.

Durch die Übertragung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft im Internet haben alle Aktionäre die Möglichkeit, durch diese akustische und optische Einwegverbindung in Echtzeit den Verlauf der Hauptversammlung und insbesondere die Präsentation des Vorstands, die Beantwortung der Fragen der Aktionäre und das Abstimmungsverfahren zu verfolgen.

Es wird darauf hingewiesen, dass diese Liveübertragung als virtuelle Hauptversammlung keine Fernteilnahme (§ 102 Abs 3 Z 2 AktG) und keine Fernabstimmung (§ 102 Abs 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) ermöglicht und die Übertragung im Internet keine Zweiweg-Verbindung ist. Der einzelne Aktionär kann daher nur dem Verlauf der Hauptversammlung folgen. Aktionäre können daher über diese Verbindung keine Wortmeldung abgeben.

Ebenso wird darauf hingewiesen, dass die Gesellschaft für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich ist, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind (§ 2 Abs 6 COVID-19-GesV).

Im Übrigen wird auf die Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV ('Teilnahmeinformation') hingewiesen.
II. TAGESORDNUNG

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses mit dem Lagebericht und dem Corporate-Governance-Bericht, des Konzernabschlusses mit dem Konzernlagebericht sowie des nichtfinanziellen Berichtes jeweils zum 31.12.2021, des Vorschlags für die Gewinnverwendung und des Berichtes des Aufsichtsrates über das Geschäftsjahr 2021

2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss 2021 ausgewiesenen Bilanzgewinns

3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2021

4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2021

5. Wahl des Abschlussprüfers für den Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2022

6. Wahlen in den Aufsichtsrat

7. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht

8. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik

9. Beschlussfassung über die Festsetzung der Vergütung an die Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022 im Voraus

10a. Beschlussfassung über die neuerliche Ermächtigung des Vorstands bis maximal 30 Monate ab dem Tag der Beschlussfassung mit Zustimmung des Aufsichtsrates eigene Aktien gem. § 65 Abs 1 Z 8 AktG in einem Volumen von bis zu 10 % des Grundkapitals zu erwerben, gegebenenfalls zur Einziehung eigener Aktien, sowie über die Festsetzung der Rückkaufsbedingungen unter Widerruf der mit Hauptversammlungsbeschluss vom 22.07.2020 zum Tagesordnungspunkt 8a erteilten entsprechenden Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien.

10b. Beschlussfassung über die neuerliche Ermächtigung des Vorstands gemäß § 65 Abs. 1b AktG mit Zustimmung des Aufsichtsrats eine andere Art der Veräußerung als über die Börse oder durch ein öffentliches Angebot und über einen allfälligen Ausschluss des Wiederkaufsrechts (Bezugsrecht) der Aktionäre zu beschließen unter Widerruf der mit Hauptversammlungsbeschluss vom 22.07.2020 zum Tagesordnungspunkt 8b erteilten entsprechenden Ermächtigung zur Veräußerung eigener Aktien.
III. Unterlagen zur Hauptversammlung: Bereitstellung von Informationen auf der Internetseite:

Insbesondere folgende Unterlagen sind spätestens ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung (6. April 2022), voraussichtlich jedoch bereits ab dem 25. März 2022 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.semperitgroup.com unter dem Menüpunkt 'Hauptversammlung' zugänglich:

- Information über die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme gemäß § 3 Abs 3 iVm § 2 Abs 4 COVID-19-GesV ('Teilnahmeinformation'),

- Jahresabschluss mit Lagebericht,

- Corporate Governance-Bericht,

- Konzernabschluss mit Konzernlagebericht,

- Gesonderter nichtfinanzieller Bericht (Nachhaltigkeitsbericht),

- Vorschlag für die Gewinnverwendung,

- Bericht des Aufsichtsrats,

jeweils für das Geschäftsjahr 2021;

- Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2. - 10.,

- Erklärungen der Kandidaten für die Wahlen in den Aufsichtsrat zu TOP 6 gemäß § 87 Abs 2 AktG samt Lebenslauf,

- Vergütungsbericht,

- Vergütungspolitik gemäß § 78a iVm §98a AktG zu TOP 8,

- Bericht des Vorstands zum Bezugsrechtsausschluss bei der Veräußerung rückerworbener Aktien gem § 65 Abs 1b iVm § 171 Abs 1 iVm § 153 Abs 4 AktG zu TOP 10,

- Vollmachtsformular für die besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 COVID-19-GesV,

- Frageformular,

- Formular für den Widerruf einer Vollmacht,

- vollständiger Text dieser Einberufung.
 

IV. NACHWEISSTICHTAG UND TEILNAHME AN DER HAUPTVERSAMMLUNG GEM § 111 AktG (§ 106 Z 6 und 7 AktG)

Die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts und der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV geltend zu machen sind, richtet sich nach dem Anteilsbesitz am Ende des 17. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) (Nachweisstichtag).

Zur Teilnahme an und zur Ausübung ihrer Aktionärsrechte in dieser virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV ist nur berechtigt, wer an diesem Nachweisstichtag Aktionär ist und dies der Gesellschaft nachweist.
Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag ist eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG vorzulegen, die der Gesellschaft spätestens am 22. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) ausschließlich auf einem der folgenden Kommunikationswege und Adressen zugehen muss:

(i) E-Mail-Adresse HV2022@semperitgroup.com (Depotbestätigungen bitte im Format PDF)

(ii) per SWIFT BIC COMRGB2L (Message Type 598, unbedingt ISIN AT0000785555 im Text angeben).

Ohne rechtzeitig bei der Gesellschaft einlangende Depotbestätigung kann die Bestellung eines besonderen Stimmrechtsvertreters und die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre nicht wirksam erfolgen.

Die Aktionäre werden gebeten, sich an ihr depotführendes Kreditinstitut zu wenden und die Ausstellung und Übermittlung einer Depotbestätigung zu veranlassen.

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Depotbestätigung gemäß § 10a AktG:
Die Depotbestätigung ist von einem depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD auszustellen und hat folgende Angaben zu enthalten (§ 10a Abs 2 AktG):

- Angaben über den Aussteller: Name/Firma und Anschrift oder eines im Verkehr zwischen Kreditinstituten gebräuchlichen Codes (SWIFT-Code),

- Angaben über den Aktionär: Name/Firma, Anschrift, Geburtsdatum, gegebenenfalls Register und Registernummer bei juristischen Personen,

- Angaben über die Aktien: Anzahl der Aktien des Aktionärs, ISIN AT0000785555 (international gebräuchliche Wertpapierkennnummer),

- Depotnummer, Wertpapierkontonummer bzw. eine sonstige Bezeichnung,

- Zeitpunkt oder Zeitraum, auf den sich die Depotbestätigung bezieht.

Die Depotbestätigung als Nachweis des Anteilsbesitzes zur Teilnahme an der Hauptversammlung muss sich auf das Ende des Nachweisstichtages, 17. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ), beziehen.

Die Depotbestätigung wird in deutscher Sprache oder englischer Sprache entgegengenommen. Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein.
V. BESTELLUNG EINES BESONDEREN STIMMRECHTSVERTRETERS UND DAS DABEI EINZUHALTENDE VERFAHREN

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV berechtigt ist und dies der Gesellschaft gemäß den Festlegungen in Punkt IV. dieser Einberufung nachgewiesen hat, hat das Recht einen besonderen Stimmrechtsvertreter zu bestellen.

Die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in dieser virtuellen Hauptversammlung der Semperit Aktiengesellschaft Holding am 27. April 2022 kann gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nur durch einen der besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen, dessen Kosten die Gesellschaft trägt.

Als besondere Stimmrechtsvertreter werden die folgenden Personen, die geeignet und von der Gesellschaft unabhängig sind, vorgeschlagen:

(i) Florian Beckermann, Dipl. VW, Dipl. Jur., LL.M., IVA

1130 Wien, Feldmühlgasse 22
Tel: +43 1 8763343-30
E-Mail-Adresse: vollmacht.semperit.beckermann@computershare.de

(ii) Rechtsanwältin Dr. Verena Brauner, IVA

1120 Wien, Hetzendorfer Straße 71
Tel +43 1 3050291
E-Mail-Adresse: vollmacht.semperit.brauner@computershare.de

(iii) Rechtsanwalt Dr. Paul Fussenegger

1010 Wien, Rotenturmstraße 12/6
Tel: + 43 1 2351001
E-Mail-Adresse: vollmacht.semperit.fussenegger@computershare.de

(iv) Rechtsanwältin Dr. Ulla Reisch

c/o Urbanek, Lind, Schmied, Reisch Rechtsanwälte OG
1030 Wien, Landstraßer Hauptstraße 1a, Ebene 7/Top 09
Tel +43 1 212 55 00
E-Mail-Adresse: vollmacht.semperit.reisch@computershare.de

Jeder Aktionär kann eine der vier oben genannten Personen als seinen besonderen Stimmrechtsvertreter auswählen und dieser Person eine Vollmacht erteilen.

Die Erteilung einer Vollmacht an eine andere Person ist gemäß § 3 Abs 4 COVID-19-GesV nicht zulässig.

Für die Vollmachtserteilung an die besonderen Stimmrechtsvertreter ist spätestens am 6. April 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.semperitgroup.com ein eigenes Vollmachtsformular abrufbar, welches zwingend zu verwenden ist.

Für die Vollmachtserteilung, die dazu vorgesehenen Übermittlungsmöglichkeiten und Fristen sind die in der Teilnahmeinformation enthaltenen Festlegungen zu beachten.

Eine persönliche Übergabe der Vollmacht am Versammlungsort ist ausdrücklich ausgeschlossen.
VI. HINWEISE AUF DIE RECHTE DER AKTIONÄRE GEM. §§ 109, 110, 118 und 119 AKTG

1. Ergänzung der Tagesordnung durch Aktionäre nach § 109 AktG

Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen mindestens 5% des Grundkapitals erreichen, und die seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber dieser Aktien sind, können schriftlich verlangen, dass zusätzliche Punkte auf die Tagesordnung dieser Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG per Post oder Boten spätestens am 6. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft ausschließlich an die Adresse Semperit Aktiengesellschaft Holding, zH Frau Judit Helenyi, Am Belvedere 10, 1100 Wien, bzw. per SWIFT BIC COMRGB2L (Message Type 598, unbedingt ISIN AT0000785555 im Text angeben), oder per E-Mail HV2022@semperitgroup.com zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, so muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Jedem so beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Der Tagesordnungspunkt und der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG nachzuweisen, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung durchgehend Inhaber der Aktien sind und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf. Mehrere solche Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 5% vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.
Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.

Für den Fall eines sodann beantragten zusätzlichen Tagesordnungspunkts wird die ergänzte Tagesordnung spätestens am 8. April 2022 elektronisch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.semperitgroup.com unter dem Menüpunkt 'Hauptversammlung', sowie spätestens am 13. April 2022 in derselben Weise bekannt gemacht, wie die ursprüngliche Tagesordnung (im Amtsblatt zur Wiener Zeitung).

2. Beschlussvorschläge von Aktionären zur Tagesordnung nach § 110 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens 1% des Grundkapitals erreichen, können zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG Vorschläge zur Beschlussfassung samt Begründung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, wenn dieses Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG spätestens am 15. April 2022 (24:00 Uhr, MESZ) der Gesellschaft entweder an Semperit Aktiengesellschaft Holding, zH Frau Judit Helenyi, Am Belvedere 10, 1100 Wien, oder per E-Mail an HV2022@semperitgroup.com, wobei das Verlangen in Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG, beispielsweise als PDF, dem E-Mail anzuschließen ist, zugeht. Sofern für Erklärungen die Textform im Sinne des § 13 Abs 2 AktG vorgeschrieben ist, muss die Erklärung in einer Urkunde oder auf eine andere zur dauerhaften Wiedergabe in Schriftzeichen geeignete Weise abgegeben, die Person des Erklärenden genannt und der Abschluss der Erklärung durch Nachbildung der Namensunterschrift oder anders erkennbar gemacht werden. Der Beschlussvorschlag, nicht aber dessen Begründung, muss jedenfalls auch in deutscher Sprache abgefasst sein.
Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 und Abs 2a AktG, darüber hinaus ist § 86 Abs 7 und 9 AktG zu beachten. Für den Fall eines sodann übermittelten Vorschlags zur Beschlussfassung wird dieser spätestens zwei Werktage nach Zugang, im äußersten Fall am 20. April 2022 auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.semperitgroup.com unter dem Menüpunkt 'Hauptversammlung' veröffentlicht. Über einen Beschlussvorschlag, der auf der Internetseite der Gesellschaft bekannt gemacht wurde, ist nur dann abzustimmen, wenn er in der Hauptversammlung als Antrag wiederholt wird. Die Aktionärseigenschaft ist durch die Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Mehrere Depotbestätigungen über Aktien, die nur zusammen das Beteiligungsausmaß von 1% vermitteln, müssen sich auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen.

Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung (Punkt IV. dieser Einberufung) verwiesen.

3. Auskunftsrecht der Aktionäre nach § 118 AktG

Jedem Aktionär ist auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen.

Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen, oder ihre Erteilung strafbar wäre.

Voraussetzung für die Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre ist der Nachweis der Berechtigung zur Teilnahme (Punkt IV. der Einberufung) und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter (Punkt V. der Einberufung).

Ausdrücklich wird darauf hingewiesen, dass das Auskunftsrecht gemäß § 118 AktG und das Rederecht während dieser virtuellen Hauptversammlung von den Aktionären selbst im Wege der elektronischen Post ausschließlich durch Übermittlung von Fragen bzw. des Redebeitrags per E-Mail direkt an die Gesellschaft an die E-Mail-Adresse Fragen.HV2022@semperitgroup.com ausgeübt werden kann.

Die Aktionäre werden gebeten, alle Fragen bereits im Vorfeld in Textform per E-Mail an die Adresse Fragen.HV2022@semperitgroup.com zu übermitteln, und zwar so rechtzeitig, dass diese spätestens am 3. Werktag vor der Hauptversammlung, das ist Freitag, 22. April 2022, bei der Gesellschaft einlangen. Dies dient der Wahrung der Sitzungsökonomie im Interesse aller Teilnehmer an der Hauptversammlung, insbesondere für Fragen, die einer längeren Vorbereitungszeit bedürfen.
Mit einer frühzeitig eingereichten Frage ermöglichen Sie dem Vorstand eine möglichst genaue Vorbereitung und rasche Beantwortung der von Ihnen gestellten Fragen in der Hauptversammlung.
Bitte bedienen Sie sich des Frageformulars, welches auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.semperitgroup.com abrufbar ist. Wenn dieses Frageformular nicht verwendet wird, muss die Person (Name/Firma, Geburtsdatum/Firmenbuchnummer des Aktionärs) im entsprechenden E-Mail genannt werden. Um die Gesellschaft in die Lage zu versetzen, die Identität und Übereinstimmung mit der Depotbestätigung festzustellen, bitten wir Sie, in diesem Fall auch Ihre Depotnummer in dem E-Mail anzugeben.

Bitte beachten Sie, dass während der Hauptversammlung vom Vorsitzenden angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden.

Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Auskunftsrechts der Aktionäre gemäß § 118 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

4. Anträge von Aktionären in der Hauptversammlung nach § 119 AktG

Jeder Aktionär ist - unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz - berechtigt in der virtuellen Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-GesG und der COVID-19-GesV mittels Weisung an seinen besonderen Stimmrechtsvertreter zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen.

Anträge können jedoch nur an den vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Stimmrechtsvertreter übermittelt und von diesem in der Hauptversammlung gestellt werden.

Der Zeitpunkt, bis zu dem Weisungen zur Antragsstellung an den besonderen Stimmrechtsvertreter möglich sind, wird im Laufe der virtuellen Hauptversammlung vom Vorsitzenden festgelegt.

Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung gemäß Punkt IV. dieser Einberufung und die Erteilung einer entsprechenden Vollmacht an den besonderen Stimmrechtsvertreter gemäß Punkt V. dieser Einberufung.
Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus: Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat (Punkt 6 der Tagesordnung) können nur von Aktionären, deren Anteile zusammen 1 % des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Solche Wahlvorschläge müssen spätestens am 15. April 2022 in der oben angeführten Weise (Punkt VI. Abs 2) der Gesellschaft zugehen. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen.

Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern müssen von der Gesellschaft samt den genannten Erklärungen bis spätestens 20. April 2022 auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, widrigenfalls der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden darf.

Weitere Informationen und Modalitäten zur Ausübung des Antragsrechts der Aktionäre gemäß § 119 AktG werden in der Teilnahmeinformation festgelegt.

5. Information für Aktionäre zur Datenverarbeitung

5.1. Welche personenbezogenen Daten von Aktionären werden verarbeitet und zu welchen Zwecken werden diese verarbeitet?

Die Semperit AG Holding verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre (insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind Name, Anschrift, Geburtsdatum, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, Nummer der Stimmkarte sowie Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Dabei werden personenbezogene Daten von Aktionären für folgende Zwecke verarbeitet:

- Organisation und Abhaltung der Hauptversammlungen, einschließlich Überprüfung der Teilnahmeberechtigung/Vollmachten sowie Feststellung des Abstimmungsverhältnisses

- Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung und Ausübung der Aktionärsrechte

- Erstellung der Anmelde-, Vollmachts- und Teilnahmeverzeichnisse

- Erstellung des Hauptversammlungsprotokolls

- Erfüllung von Compliance-Pflichten, einschließlich Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Art. 6 (1) c) DSGVO (Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung). Für die Verarbeitung ist die Semperit AG Holding Verantwortlicher iSd Art 4 Z 7 DSGVO.

5.2. An wen werden personenbezogene Daten von Aktionären übermittelt?

Die Semperit AG Holding bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung externer Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Rechtsanwälten, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von der Semperit AG Holding nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten, sofern es sich um Auftragsverarbeiter iSd Art. 4 Z 8 DSGVO handelt, ausschließlich nach Weisung der Semperit AG Holding. Soweit rechtlich notwendig, hat die Semperit AG Holding mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen.

Nimmt ein Aktionär an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden besonderen Stimmrechtsvertreter gem § 3 Abs 4 COVID-19-GesV, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen Personen mit einem gesetzlichen Teilnahmerecht in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) einsehen. Semperit AG Holding ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch beim zuständigen Firmenbuchgericht einzureichen (§ 120 AktG).

Darüber hinaus können personenbezogene Daten von Aktionären im Anlassfall auch an die zuständigen Behörden oder Stellen übermittelt werden.

5.3. Wie lange werden personenbezogene Daten von Aktionären gespeichert?

Die Daten der Aktionäre werden anonymisiert bzw. gelöscht, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschebestimmungen. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen Semperit AG Holding oder umgekehrt von der Semperit AG Holding gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

5.4. Welche Rechte haben Aktionäre im Hinblick auf ihre personenbezogenen Daten?

Jeder Aktionär hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre gegenüber der Semperit AG Holding unentgeltlich über die E-Mail-Adresse data.privacy@semperitgroup.com oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen: Semperit AG Holding z. Hd. Rechtsabteilung, Am Belvedere 10, 1100 Wien.

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde (Datenschutz-Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO) zu.

5.5. Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Datenschutz sind in der Datenschutzerklärung auf der Internetseite der Semperit AG Holding www.semperitgroup.com zu finden.
VII. Weitere Angaben und Hinweise

1. Gesamtanzahl der Aktien und der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung (§ 106 Z 9 AktG)

Das Grundkapital der Semperit AG Holding beträgt zum Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung EUR 21.358.996,53 und ist in 20.573.434 auf Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme in der virtuellen Hauptversammlung.

Die Semperit AG Holding hält im Zeitpunkt der Einberufung der virtuellen Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

Die Gesamtzahl der im Zeitpunkt der Einberufung teilnahme- und stimmberechtigten Aktien beträgt daher 20.573.434.

2. Keine physische Anwesenheit

Wir weisen nochmals ausdrücklich darauf hin, dass bei der Durchführung der kommenden Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung gemäß der COVID-19-GesV am Ort der Hauptversammlung weder Aktionäre noch Gäste persönlich zugelassen sind.
Wien, im März 2022

Der Vorstand