EQS-HV: EVN AG: Einberufung zur 95. ordentlichen Hauptversammlung

EVN AG

mit dem Sitz in Maria Enzersdorf

FN 72000h

ISIN: AT0000741053

Einberufung

zu der am Donnerstag, 1. Februar 2024, um 10:00 Uhr (MEZ) im EVN Forum, EVN Platz, AT-2344 Maria Enzersdorf, stattfindenden

95. ordentlichen Hauptversammlung

der EVN AG

Tagesordnung:

1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts und des konsolidierten Corporate Governance-Berichts mit dem Bericht des Aufsichtsrats über das Geschäftsjahr 2022/23, des Konzernabschlusses, des Konzernlageberichts und des konsolidierten nichtfinanziellen Berichts für das Geschäftsjahr 2022/23 sowie des Vorschlags für die Verwendung des Bilanzgewinns.
    
2. Beschlussfassung über die Verwendung des im Jahresabschluss zum 30. September 2023 ausgewiesenen Bilanzgewinns.
    
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2022/23.
    
4. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2022/23.
    
5. Wahl des Abschlussprüfers für den Jahres- und den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2023/24.
    
6. Beschlussfassung über den Vergütungsbericht für die Bezüge der Vorstands- und der Aufsichtsratsmitglieder der EVN AG für das Geschäftsjahr 2022/23.
    
7. Beschlussfassung über die Vergütungspolitik hinsichtlich der Grundsätze für die Bezüge der Mitglieder des Vorstands sowie des Aufsichtsrats der EVN AG.
    
8. Satzungsänderung in §§ 1, 3, 10 (1) bis (3), 11 (1) bis (3), 13 (3) bis (6) sowie 14 (3).

Möglichkeit der Aktionäre zur Einsichtnahme gemäß § 108 Abs 3 und 4 AktG in Unterlagen (§ 106 Z 4 AktG)

Folgende Unterlagen sind gemäß § 108 Abs 3 bis 4 AktG spätestens ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung, sohin ab 11. Jänner 2024, auf der im Firmenbuch eingetragenen Internetseite der Gesellschaft unter www.evn.at/hauptversammlung abrufbar:

• die in Tagesordnungspunkt 1 angeführten Unterlagen,
• die Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten 2 bis 8,
• der Vergütungsbericht für die Bezüge der Vorstands- und der Aufsichtsratsmitglieder der EVN AG für das Geschäftsjahr 2022/23,
• die Vergütungspolitik der EVN AG betreffend die Grundsätze für die Bezüge der Mitglieder des Vorstands sowie des Aufsichtsrats und
• die Satzung mit der Ersichtlichmachung der vorgeschlagenen Änderungen.

Neben diesen Unterlagen sind weiters der vollständige Text dieser Einberufung, die Formulare für die Erteilung und den Widerruf einer Vollmacht sowie alle weiteren Veröffentlichungen der Gesellschaft im Zusammenhang mit dieser Hauptversammlung abrufbar.

Nachweisstichtag und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung gemäß § 111 AktG (§ 106 Z 6 und 7 AktG)

Gemäß § 111 Abs 1 AktG richtet sich die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung der übrigen Aktionärsrechte, die im Rahmen der Hauptversammlung geltend zu machen sind, nach dem Anteilsbesitz am Ende des zehnten Tages vor dem Tag der Hauptversammlung (Nachweisstichtag), sohin nach dem Anteilsbesitz am 22. Jänner 2024, 24:00 Uhr (MEZ). Aktionäre, die an der Hauptversammlung teilnehmen und Aktionärsrechte ausüben wollen, müssen ihren Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag gegenüber der Gesellschaft nachweisen.

Für den Nachweis des Anteilsbesitzes am Nachweisstichtag genügt bei depotverwahrten Inhaber-aktien eine Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die der Gesellschaft spätestens am dritten Werktag vor der Hauptversammlung, sohin am 29. Jänner 2024, zugehen muss. Die Depotbestätigung muss vom depotführenden Kreditinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat des Europäischen Wirtschaftsraums oder in einem Vollmitgliedstaat der OECD ausgestellt sein. Die Depotbestätigung hat mindestens die in § 10a Abs 2 AktG vorgesehenen Angaben zu enthalten. Soll durch die Depotbestätigung der Nachweis der gegenwärtigen Eigenschaft als Aktionär geführt werden, so darf sie zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein. Die Depotbestätigung wird in deutscher oder in englischer Sprache entgegengenommen.

Der Nachweisstichtag hat keine Auswirkungen auf die Veräußerbarkeit der Aktien und wirkt sich nicht auf die Dividendenberechtigung aus.

Depotbestätigungen können unter Wahrung der Voraussetzungen gemäß § 13 Abs 2 AktG in Textform an die Gesellschaft ausschließlich auf einem der folgenden Wege zugestellt werden:

Möglichkeit zur Bestellung eines Vertreters gemäß §§ 113 und 114 AktG (§ 106 Z 8 AktG)

Jeder Aktionär, der zur Teilnahme an der Hauptversammlung berechtigt ist, hat das Recht, eine natürliche oder juristische Person zum Vertreter zu bestellen, und zwar mit Vollmacht, die in Textform zu erteilen ist. Die Gesellschaft selbst oder ein Mitglied des Vorstands oder des Aufsichtsrats darf das Stimmrecht als Bevollmächtigter nur ausüben, soweit der Aktionär eine ausdrückliche Weisung über die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Tagesordnungspunkten erteilt hat. Die Vollmacht muss einer bestimmten Person erteilt werden. Hat der Aktionär seinem depotführenden Kreditinstitut (§ 10a AktG) Vollmacht erteilt, so genügt es, wenn dieses zusätzlich zur Depotbestätigung die Erklärung abgibt, dass ihm Vollmacht erteilt wurde (§ 114 Abs 1 Satz 4 AktG).

Für die Erteilung einer Vollmacht kann das auf der Internetseite der Gesellschaft www.evn.at/hauptversammlung zur Verfügung gestellte Formular, das auch die Erteilung einer beschränkten Vollmacht ermöglicht, verwendet werden. Die Vollmacht muss der Gesellschaft übermittelt und von dieser aufbewahrt werden.

Vollmachten können in Textform an die Gesellschaft ausschließlich an folgende Adressen übermittelt werden:

Erklärungen gemäß § 114 Abs 1 Satz 4 AktG können auch per SWIFT (GIBAATWGGMS – Message Type MT598 oder MT599; unbedingt ISIN: AT0000741053 im Text angeben) übermittelt werden.

Am Tag der Hauptversammlung ist die Übermittlung ausschließlich persönlich durch Vorlage bei der Registrierung zur Hauptversammlung am Versammlungsort zulässig.

Die vorstehenden Vorschriften über die Erteilung der Vollmacht gelten sinngemäß für den Widerruf der Vollmacht.

Die Aktionäre werden darauf hingewiesen, dass sie auch bei Erteilung einer Vollmacht die Teilnahmevoraussetzungen (siehe „Nachweisstichtag und Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung gemäß § 111 AktG (§ 106 Z 6 und 7 AktG“) zu erfüllen haben.
 

Unabhängiger Stimmrechtsvertreter

Als Service der Gesellschaft steht den Aktionären auf deren Wunsch Herr Dr. Michael Knap, Ehrenpräsident des Interessenverbands für Anleger (IVA), AT-1130 Wien, Feldmühlgasse 22, als unabhängiger Stimmrechtsvertreter für die Stimmrechtsausübung in der Hauptversammlung zur Verfügung. Für die Erteilung und den Widerruf der Vollmacht sind auf der Internetseite www.evn.at/hauptversammlung zur Verfügung gestellte, spezielle Formulare abrufbar. Die Kosten für die Stimmrechtsvertretung werden von der Gesellschaft getragen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit einer direkten Kontaktaufnahme mit Herrn Dr. Michael Knap unter Mobil-Telefonnr. +43 664 2138740 oder E-Mail (michael.knap@iva.or.at).

Die Vollmacht muss zeitgerecht ausschließlich an eine der nachgenannten Adressen zugehen:

Allfällige Weisungen zur Stimmrechtsausübung sind direkt Herrn Dr. Michael Knap zu erteilen. Bitte beachten Sie, dass Herr Dr. Michael Knap keine Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder von Anträgen oder zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse entgegennimmt.

Hinweis auf die Rechte der Aktionäre gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG (§ 106 Z 5 AktG)

Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 109 AktG

Gemäß § 109 AktG können Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen fünf Prozent des Grundkapitals erreichen, in Schriftform verlangen, dass Punkte auf die Tagesordnung der nächsten Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden. Jedem beantragten Tagesordnungspunkt muss ein Beschlussvorschlag samt Begründung beiliegen. Die Antragsteller müssen seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung Inhaber der Aktien sein. Die Aktionärseigenschaft ist bei Inhaberaktien durch Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, in der bestätigt wird, dass die antragstellenden Aktionäre seit mindestens drei Monaten vor Antragstellung durchgehend Inhaber der Aktien sind, und die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von fünf Prozent des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die obenstehenden Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen. Das Verlangen muss der Gesellschaft spätestens am 21. Tag vor der Hauptversammlung, sohin spätestens am 11. Jänner 2024, zugehen.

Verlangen nach § 109 AktG können von Aktionären in Schriftform an die Gesellschaft ausschließlich an folgende Adressen übermittelt werden:

Beschlussvorschläge zu der Tagesordnung gemäß § 110 AktG

Gemäß § 110 AktG können Aktionäre, deren Anteile einzeln oder zusammen ein Prozent des Grundkapitals erreichen, der Gesellschaft zu jedem Punkt der Tagesordnung in Textform Vorschläge zur Beschlussfassung übermitteln und verlangen, dass diese Vorschläge zusammen mit den Namen der betreffenden Aktionäre, der anzuschließenden Begründung und einer allfälligen Stellungnahme des Vorstands oder des Aufsichtsrats auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden. Das Verlangen ist beachtlich, wenn es der Gesellschaft in Textform spätestens am siebenten Werktag vor der Hauptversammlung, sohin spätestens am 23. Jänner 2024 zugeht.

Bei einem Vorschlag zur Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds tritt an die Stelle der Begründung die Erklärung der vorgeschlagenen Person gemäß § 87 Abs 2 AktG.

Derartige Anträge können von Aktionären in Textform an die Gesellschaft ausschließlich an folgende Adressen übermittelt werden:

Die Aktionärseigenschaft zur Ausübung dieses Aktionärsrechtes ist bei Inhaberaktien durch Vorlage einer Depotbestätigung gemäß § 10a AktG, die zum Zeitpunkt der Vorlage bei der Gesellschaft nicht älter als sieben Tage sein darf, nachzuweisen. Bei mehreren Aktionären, die nur zusammen den erforderlichen Aktienbesitz in Höhe von ein Prozent des Grundkapitals erreichen, müssen sich die Depotbestätigungen für alle Aktionäre auf denselben Zeitpunkt (Tag, Uhrzeit) beziehen. Hinsichtlich der übrigen Anforderungen an die Depotbestätigung wird auf die Ausführungen zur Teilnahmeberechtigung verwiesen.

Angaben gemäß § 110 Abs 2 Satz 2 iVm § 86 Abs 7 und 9 AktG

Für Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern wird weiters bekannt gegeben, dass § 86 Abs. 7 AktG auf die Gesellschaft anwendbar ist. Der Aufsichtsrat der EVN AG besteht derzeit aus zehn von der Hauptversammlung gewählten Kapitalvertretern und fünf vom Betriebsrat gemäß § 110 ArbVG entsandten Arbeitnehmervertretern. Von den zehn Kapitalvertretern sind sieben Männer und drei Frauen; von den fünf Arbeitnehmervertretern sind drei Männer und zwei Frauen. Mitgeteilt wird, dass kein Widerspruch gemäß § 86 Abs 9 AktG erhoben wurde und es daher zu einer Gesamterfüllung des Mindestanteilsgebots gemäß § 86 Abs 7 AktG kommt.   

Bei unveränderter Anzahl der Aufsichtsratsmitglieder müssen daher von fünfzehn Aufsichtsratsmitgliedern jeweils mindestens fünf Frauen und fünf Männer dem Aufsichtsrat angehören.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 118 AktG

Gemäß § 118 AktG ist jedem Aktionär auf Verlangen in der Hauptversammlung Auskunft über Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben, soweit sie zur sachgemäßen Beurteilung eines Tagesordnungspunktes erforderlich ist. Die Auskunftspflicht erstreckt sich auch auf die rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu einem verbundenen Unternehmen sowie auf die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen. Die Auskunft hat den Grundsätzen einer gewissenhaften und getreuen Rechenschaft zu entsprechen. Die Auskunft darf verweigert werden, soweit sie nach vernünftiger unternehmerischer Beurteilung geeignet ist, dem Unternehmen oder einem verbundenen Unternehmen einen erheblichen Nachteil zuzufügen oder wenn ihre Erteilung strafbar wäre. Die Auskunft darf auch verweigert werden, soweit sie auf der Internetseite der Gesellschaft in Form von Frage und Antwort über mindestens sieben Tage vor Beginn der Hauptversammlung durchgehend zugänglich war.

Wir bitten Sie, Fragen, deren Beantwortung einer längeren Vorbereitungszeit bedarf, zeitgerecht vor der Hauptversammlung in Textform an die Gesellschaft per E-Mail an anmeldung.evn@hauptversammlung.at zu richten.

Weitergehende Informationen über die Rechte der Aktionäre, insbesondere gemäß §§ 109, 110, 118 und 119 AktG, finden sich auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.evn.at/hauptversammlung.

Anträge in der Hauptversammlung gemäß § 119 AktG

Jeder Aktionär ist – unabhängig von einem bestimmten Anteilsbesitz – berechtigt, in der Hauptversammlung zu jedem Punkt der Tagesordnung Anträge zu stellen. Liegen zu einem Punkt der Tagesordnung mehrere Anträge vor, so bestimmt gemäß § 119 Abs 3 AktG der Vorsitzende die Reihenfolge der Abstimmung.

Voraussetzung hierfür ist der Nachweis der Teilnahmeberechtigung. Über einen Beschlussvorschlag, der gem. § 110 AktG auf der Internetseite der Gesellschaft bekannt gemacht wurde, ist nur dann abzustimmen, wenn er in der Hauptversammlung als Antrag wiederholt wird.

Ein Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds setzt jedoch zwingend die rechtzeitige Übermittlung eines Beschlussvorschlags gemäß § 110 AktG voraus (siehe oben). Personen zur Wahl in den Aufsichtsrat können nur von Aktionären, deren Anteile zusammen ein Prozent des Grundkapitals erreichen, vorgeschlagen werden. Jedem Wahlvorschlag ist die Erklärung gemäß § 87 Abs. 2 AktG der vorgeschlagenen Person über ihre fachliche Qualifikation, ihre beruflichen oder vergleichbaren Funktionen sowie über alle Umstände, die die Besorgnis einer Befangenheit begründen könnten, anzuschließen. Widrigenfalls darf der Aktionärsantrag auf Wahl eines Aufsichtsratsmitglieds bei der Abstimmung nicht berücksichtigt werden. Weiters ist zu beachten, dass, da auf die Gesellschaft § 86 Abs 7 AktG betreffend die quotenmäßige Gleichstellung von Frauen und Männern im Aufsichtsrat anwendbar ist, mindestens fünf Sitze im Aufsichtsrat jeweils mit Frauen bzw. mit Männern zu besetzen sind, um das Mindestanteilsgebot gemäß § 86 Abs 7 AktG zu erfüllen. Bemerkt wird, dass diese Ausführungen nur dann gelten, wenn eine Ergänzung der Tagesordnung um Wahlen in den Aufsichtsrat beantragt wird.

Datenschutzerklärung für Aktionäre der EVN AG

Die EVN AG, EVN Platz, AT-2344 Maria Enzersdorf, ist Verantwortliche für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Aktionäre. Die EVN AG verarbeitet personenbezogene Daten der Aktionäre, insbesondere jene gemäß § 10a Abs. 2 AktG, dies sind unter anderem Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankdaten, Nummer des Wertpapierdepots, Anzahl der Aktien des Aktionärs, gegebenenfalls Aktiengattung, Nummer der Stimmkarte sowie gegebenenfalls Name und Geburtsdatum des oder der Bevollmächtigten, auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des österreichischen Datenschutzgesetzes. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt, um den Aktionären oder ihren Bevollmächtigten die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Soweit erforderlich werden die vorerwähnten personenbezogenen Daten auch im Rahmen der Abhaltung in Form einer virtuellen Hauptversammlung verarbeitet, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung zu ermöglichen. Die personenbezogenen Daten erhält die EVN AG von den Aktionären oder vom jeweiligen depotführenden Institut.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Aktionären bzw. deren Vertretern ist für die Teilnahme von Aktionären und deren Vertretern an der Hauptversammlung gemäß dem Aktiengesetz zwingend erforderlich. Ohne eine Verarbeitung der vorerwähnten personenbezogenen Daten ist die Durchführung der (virtuellen) Hauptversammlung nicht möglich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist somit Art 6 Abs. 1 lit c DSGVO. Die EVN AG bedient sich zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung Dienstleistungsunternehmen, wie etwa Notaren, Banken und IT-Dienstleistern. Diese erhalten von EVN AG nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind, und verarbeiten die Daten ausschließlich nach Weisung der EVN AG. Soweit rechtlich notwendig, hat die EVN AG mit diesen Dienstleistungsunternehmen eine datenschutzrechtliche Vereinbarung abgeschlossen. Nimmt ein Aktionär bzw. dessen Vertreter an der Hauptversammlung teil, können alle anwesenden Aktionäre bzw. deren Vertreter, die Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder, der Notar und alle anderen berechtigten Personen in das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 117 AktG) Einsicht nehmen und dadurch auch die darin genannten personenbezogenen Daten (u. a. Name, Wohnort, Beteiligungsverhältnis) – auch anderer Aktionäre – einsehen. EVN AG ist zudem gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Aktionärsdaten (insbesondere das Teilnehmerverzeichnis) als Teil des notariellen Protokolls zum Firmenbuch einzureichen (§ 120 AktG). Ohne eine solche Datenverarbeitung könnte die EVN AG ihren gesetzlichen Pflichten, insbesondere nach § 120 AktG, nicht nachkommen. 

Die personenbezogenen Daten der Aktionäre bzw. deren Vertreter werden gelöscht bzw. anonymisiert, sobald sie für die Zwecke, für die sie erhoben bzw. verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind, und soweit nicht andere Rechtspflichten eine weitere Speicherung erfordern. Nachweis- und Aufbewahrungspflichten ergeben sich insbesondere aus dem Unternehmens-, Aktien- und Übernahmerecht, aus dem Steuer- und Abgabenrecht sowie aus Geldwäschevorschriften. Sofern rechtliche Ansprüche von Aktionären gegen die EVN AG oder umgekehrt von der EVN AG gegen Aktionäre erhoben werden, dient die Speicherung personenbezogener Daten der Klärung und Durchsetzung von Ansprüchen in Einzelfällen. Im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren vor Zivilgerichten kann dies zu einer Speicherung von Daten während der Dauer der Verjährung zuzüglich der Dauer des Gerichtsverfahrens bis zu dessen rechtskräftiger Beendigung führen.

Jeder Aktionär bzw. jeder Vertreter hat ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung der personenbezogenen Daten sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der DSGVO. Diese Rechte können Aktionäre bzw. deren Vertreter gegenüber der EVN AG unentgeltlich über die E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten datenschutz@evn.at oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

EVN AG
Datenschutzbeauftragter
EVN Platz
AT-2344 Maria Enzersdorf

Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (dsb@dsb.gv.at) nach Art 77 DSGVO zu.

Gesamtanzahl der Aktien und der Stimmrechte zum Zeitpunkt der Einberufung (§ 106 Z 9 AktG)

Zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in 179.878.402 Stück auf den Inhaber lautende Stückaktien zerlegt. Jede Aktie gewährt eine Stimme. Die Gesellschaft hält 1.623.070 Stück eigene Aktien. Abzüglich dieser Aktien, aus denen kein Stimmrecht zusteht, beträgt die Gesamtzahl der Stimmrechte 178.255.332. Es besteht nur eine Aktiengattung.

Der Einlass zur Hauptversammlung beginnt um 9:00 Uhr. Bei der Registrierung ist ein gültiger amtlicher Lichtbildausweis zur Identifikation vorzulegen.

Weitergehende Informationen über den Ablauf der Hauptversammlung etc. finden Sie auch auf der Internetseite der Gesellschaft www.evn.at/hauptversammlung.

Im Sinne der Sprachvereinfachung sowie einer besseren Lesbarkeit wird in dieser Einberufung und den dazugehörenden Dokumenten durchgängig auf geschlechtsneutrale Formulierungen verzichtet.

Soweit personenbezogene Angaben nur in männlicher Form angeführt sind, bezieht sich die gewählte Diktion auf alle Geschlechter in gleicher Weise.

Maria Enzersdorf, im Jänner 2024

Der Vorstand